Privacyverklaring

Art. 1Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

Wie binnen Nexono verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Naam

Nexono VOF

Vestigingsadres

Mgr. Buckxstraat 2, 6121 KV Born

KvK-nummer

99725339

BTW-ID

NL869107392B01

Telefoonnummer

046 781 00 69

E-mailadres

info@nexono.nl

Website

www.nexono.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@nexono.nl. Nexono heeft geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming en heeft die ook niet aangesteld.

Art. 2Definities en reikwijdte

Begrippen die in deze privacyverklaring worden gebruikt en op wie zij van toepassing zijn.

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking:

elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen of vernietigen.

Betrokkene:

de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Nexono VOF, die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerker:

een derde partij die in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Opdrachtgever:

de natuurlijke of rechtspersoon die met Nexono een Overeenkomst sluit, zoals gedefinieerd in de algemene voorwaarden van Nexono.

AVG:

de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Nexono verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Daaronder vallen onder meer de persoonsgegevens van Opdrachtgevers, contactpersonen van Opdrachtgevers, websitebezoekers van www.nexono.nl en personen die via het contactformulier of per e-mail contact met Nexono opnemen. Voor verwerkingen waarbij Nexono optreedt als verwerker voor de Opdrachtgever, bijvoorbeeld bij hosting van een website van de Opdrachtgever, geldt de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 18 lid 2 van de algemene voorwaarden van Nexono.

Art. 3Welke persoonsgegevens wij verwerken

Categorieën van gegevens die Nexono verzamelt of registreert.

Nexono verwerkt persoonsgegevens die u zelf actief aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website, per e-mail, telefonisch, via het Klantenportaal of in het kader van een Overeenkomst, en persoonsgegevens die automatisch worden verzameld bij het bezoek aan onze website.

Afhankelijk van uw interactie met Nexono kan het gaan om de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Contact- en identificatiegegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
2. Inhoud van uw bericht: alle informatie die u opneemt in het contactformulier of in correspondentie met Nexono.
3. Klant- en factuurgegevens: KvK-nummer, btw-nummer, factuuradres, bankrekeningnummer en betaalgegevens.
4. Accountgegevens Klantenportaal: inloggegevens, gebruikersactiviteit en ingediende wijzigingsverzoeken.
5. Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem, bezochte pagina’s, datum en tijd van het bezoek en verwijzende URL.
6. Beeldmateriaal: foto’s of portretten die in opdracht zijn gemaakt of door u aan Nexono ter beschikking zijn gesteld voor gebruik in het kader van de Overeenkomst.

Nexono verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke opvattingen) en verwerkt evenmin bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.

Art. 4Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke wettelijke grondslag.

Nexono verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van de daarbij genoemde grondslag uit artikel 6 AVG:

1. Het uitvoeren van een Overeenkomst, waaronder het ontwerpen, ontwikkelen, hosten en onderhouden van websites en het verlenen van bijbehorende diensten. Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
2. Het reageren op contactverzoeken via het contactformulier, per e-mail of telefonisch. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst dan wel het gerechtvaardigd belang van Nexono om vragen en aanvragen adequaat te behandelen (artikel 6 lid 1 sub b en sub f AVG).
3. Het voeren van een klant- en debiteurenadministratie, waaronder het opstellen en versturen van offertes, facturen en herinneringen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub b en sub c AVG).
4. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
5. Het beheer en de beveiliging van onze website en het Klantenportaal, waaronder het waarborgen van de werking, het voorkomen van misbruik en het opsporen van technische storingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
6. Het gebruik van opgeleverd werk voor portfolio-, referentie- en promotiedoeleinden van Nexono, conform artikel 16 leden 10 en 12 van de algemene voorwaarden. Grondslag: gerechtvaardigd belang van Nexono dan wel toestemming (artikel 6 lid 1 sub a en sub f AVG).
7. Het verbeteren van onze website en dienstverlening door middel van analyse van bezoekersgedrag via Google Analytics, voor zover daarvoor toestemming is verkregen. Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de hierboven omschreven doeleinden.

Art. 5Cookies en vergelijkbare technieken

Welke cookies wij gebruiken en hoe u toestemming kunt geven of intrekken.

1. Nexono maakt op www.nexono.nl gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op uw apparaat.
2. Nexono onderscheidt de volgende categorieën cookies:
   1. Functionele cookies: noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, bijvoorbeeld voor het onthouden van uw cookievoorkeuren en het beveiligen van het Klantenportaal. Hiervoor is op grond van artikel 11.7a lid 3 van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.
   2. Analytische cookies (Google Analytics): worden gebruikt om bezoekersstatistieken te verzamelen. Zie artikel 6 voor nadere informatie. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na uw toestemming.
3. Nexono plaatst geen tracking-, advertentie- of social-mediacookies en gebruikt geen marketingpixels van Meta, Google Ads, LinkedIn of vergelijkbare partijen.
4. Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u via een cookiebanner gevraagd om toestemming voor het plaatsen van niet-functionele cookies. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen op de website.
5. U kunt cookies daarnaast handmatig verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Het blokkeren van functionele cookies kan tot gevolg hebben dat (delen van) de website niet correct functioneren.

Art. 6Google Analytics

Hoe wij Google Analytics gebruiken en welke privacy-vriendelijke instellingen wij toepassen.

1. Nexono maakt voor het verzamelen van geanonimiseerde bezoekersstatistieken gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland).
2. Nexono heeft Google Analytics zo ingericht dat de privacy van bezoekers zoveel mogelijk wordt beschermd. Concreet betekent dit dat:
   1. IP-adressen worden geanonimiseerd voordat zij door Google worden verwerkt;
   2. gegevens niet worden gedeeld met andere Google-diensten voor advertentie- of profileringsdoeleinden;
   3. Nexono een verwerkersovereenkomst met Google heeft gesloten;
   4. analytische cookies uitsluitend worden geplaatst na uw toestemming via de cookiebanner.
3. Hoewel de gegevens door Google Ireland Limited binnen de Europese Unie worden verwerkt, kan Google in voorkomende gevallen gegevens doorgeven aan haar moedermaatschappij Google LLC in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte beroept Google zich op het EU-VS Data Privacy Framework en op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Zie ook artikel 9.
4. Meer informatie over de verwerking door Google is te raadplegen in het privacybeleid van Google op policies.google.com/privacy.

Art. 7Portfolio-, referentie- en promotiegebruik

Hoe wij opgeleverd werk en beeldmateriaal gebruiken voor onze eigen promotie.

1. Op grond van artikel 16 lid 10 van de algemene voorwaarden van Nexono is Nexono gerechtigd de naam, het logo en het opgeleverde werk van de Opdrachtgever te gebruiken voor eigen referentie-, portfolio- en promotiedoeleinden, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Indien Nexono in opdracht een portret of foto vervaardigt waarop personen herkenbaar zijn afgebeeld, geldt, overeenkomstig artikel 16 lid 12 van de algemene voorwaarden, dat door aanvaarding van de algemene voorwaarden toestemming wordt verleend voor openbaarmaking in het kader van portfolio- en promotiedoeleinden van Nexono.
3. De betrokkene kan deze toestemming te allen tijde Schriftelijk intrekken via info@nexono.nl. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht en raakt niet aan rechtmatigheid van eerder gebruik. Nexono zal het betreffende beeldmateriaal binnen een redelijke termijn van haar website en eigen kanalen verwijderen, met dien verstande dat reeds gedrukt of fysiek gedistribueerd materiaal niet behoeft te worden teruggehaald.
4. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de wettelijke regeling van het portretrecht in de Auteurswet.

Art. 8Verstrekking aan derden en verwerkers

Aan welke partijen wij gegevens verstrekken en met welke voorwaarden.

1. Nexono verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of op basis van uw toestemming.
2. Met derden die in opdracht van Nexono persoonsgegevens verwerken, sluit Nexono een verwerkersovereenkomst waarin de wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd, conform artikel 28 AVG.
3. Nexono schakelt onder meer de volgende categorieën verwerkers in:
   1. hostingproviders en datacenters binnen de Europese Economische Ruimte ten behoeve van de hosting van websites, e-mail en back-ups;
   2. aanbieders van administratie- en boekhoudsoftware voor het opstellen en beheren van offertes, facturen en de debiteurenadministratie;
   3. aanbieders van e-mail- en communicatiesoftware voor zakelijke correspondentie;
   4. aanbieder van Google Analytics voor de in artikel 6 omschreven analytische doeleinden;
   5. externe adviseurs, waaronder accountants, juridisch adviseurs en incassobureaus, indien en voor zover dit noodzakelijk is.
4. Nexono verkoopt geen persoonsgegevens aan derden en stelt persoonsgegevens niet ter beschikking voor commerciële doeleinden van derden.

Art. 9Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer en onder welke waarborgen gegevens buiten de EER kunnen worden verwerkt.

1. Klant- en factuurgegevens, communicatie en gegevens die in het kader van de uitvoering van een Overeenkomst worden verwerkt, worden door Nexono opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
2. Een uitzondering geldt voor het gebruik van Google Analytics zoals beschreven in artikel 6. Hoewel de verwerking primair plaatsvindt door Google Ireland Limited binnen de EU, kunnen gegevens in voorkomende gevallen door Google worden doorgegeven aan de Verenigde Staten.
3. Voor doorgifte naar landen buiten de EER zorgt Nexono ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn als bedoeld in hoofdstuk V AVG, in het bijzonder door middel van:
   1. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework;
   2. door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses); en/of
   3. aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Art. 10Bewaartermijnen

Hoe lang wij verschillende categorieën persoonsgegevens bewaren.

Nexono bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of dan wettelijk verplicht is. Nexono hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

1. Contactformulier en e-mailcorrespondentie zonder vervolg: maximaal twaalf (12) maanden na het laatste contact.
2. Klant- en factuurgegevens: zeven (7) jaar na afloop van het boekjaar, op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
3. Overeenkomsten en projectdocumentatie: zeven (7) jaar na afloop van de Overeenkomst, mede met het oog op aansprakelijkheid en garantietermijnen.
4. Accountgegevens Klantenportaal: voor de duur van de Overeenkomst en maximaal twaalf (12) maanden daarna.
5. Loggegevens en technische gegevens van de website: maximaal zes (6) maanden.
6. Google Analytics-gegevens: maximaal veertien (14) maanden, conform de standaardinstellingen van Google.
7. Beeldmateriaal voor portfoliodoeleinden: zolang Nexono een gerechtvaardigd belang heeft bij het tonen van het werk, dan wel totdat de betrokkene toestemming intrekt overeenkomstig artikel 7 lid 3.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens vernietigd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

Art. 11Beveiliging van persoonsgegevens

Welke maatregelen wij treffen om uw gegevens te beschermen.

1. Nexono treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, een en ander conform de stand van de techniek en de aard van de gegevens. Deze formulering sluit aan op artikel 18 lid 3 van de algemene voorwaarden van Nexono.
2. De getroffen maatregelen omvatten onder andere:
   1. versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor de website en het Klantenportaal;
   2. toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweefactorauthenticatie;
   3. beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze toegang voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben;
   4. het regelmatig maken van back-ups conform artikel 17 lid 4 van de algemene voorwaarden;
   5. het actueel houden van software en het tijdig installeren van beveiligingsupdates;
   6. het sluiten van geheimhoudingsverklaringen met medewerkers en verwerkersovereenkomsten met derden.
3. In geval van een datalek met een waarschijnlijk hoog risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt Nexono dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert Nexono de betrokken personen, een en ander conform de artikelen 33 en 34 AVG.

Art. 12Uw rechten als betrokkene

De rechten die u op grond van de AVG kunt uitoefenen en hoe u dit doet.

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht op inzage (artikel 15 AVG): u kunt opvragen welke persoonsgegevens Nexono van u verwerkt.
2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
3. Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): u kunt onder voorwaarden vragen om verwijdering van uw persoonsgegevens.
4. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u kunt onder voorwaarden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG): u kunt vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
6. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van Nexono.
7. Recht op intrekking van toestemming (artikel 7 lid 3 AVG): indien een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten Schriftelijk indienen via info@nexono.nl. Nexono kan u vragen zich te identificeren om misbruik te voorkomen, waarbij Nexono niet meer gegevens opvraagt dan strikt noodzakelijk is.

Nexono reageert in beginsel binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan in complexe gevallen met twee (2) maanden worden verlengd, waarover u tijdig wordt geïnformeerd.

Aan de uitoefening van uw rechten zijn in beginsel geen kosten verbonden, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Art. 13Klachten en Autoriteit Persoonsgegevens

Wat u kunt doen als u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens.

1. Indien u van mening bent dat Nexono uw persoonsgegevens niet zorgvuldig of in strijd met de AVG verwerkt, verzoekt Nexono u eerst contact op te nemen via info@nexono.nl, zodat in onderling overleg naar een oplossing kan worden gezocht.
2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 heeft u op grond van artikel 77 AVG het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Art. 14Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wanneer en hoe deze privacyverklaring kan worden aangepast.

1. Nexono is gerechtigd deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld in geval van wijzigingen in wet- en regelgeving, in de dienstverlening of in de gebruikte technologieën.
2. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is te raadplegen op www.nexono.nl. Bij ingrijpende wijzigingen zal Nexono Opdrachtgevers daarover Schriftelijk informeren.
3. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in mei 2026.